事前に機材の動作確認を行う

『WEB会議』を行うためには『パソコン』の他に『マイク』や『カメラ』、『スピーカー』が必要です。

動作を確認せずに会議を始めてしまい、「映像が映らない？」「音が聞こえない！」なんてことになる前に、一度動作の確認をするべきです。

「V-SESSION」に必要な機材(カメラ、マイク、スピーカー)の動作確認テストを行うことができます。うまく会議に参加できない場合の原因探しにも利用することができます。

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機材の設置する場所

『WEB会議』を行うために必要な機材がいくつかありますが、その中でも「マイク」と「スピーカー」の位置取りはとても重要です。この二つを近づけてしまうと、「ハウリング」が発生してしまうからです。

マイクに入力された音声がスピーカーから出力されて聞こえてきますが、この二つを近づけてしまうと「スピーカーから出力された音声をマイクが入力し、スピーカーから出力され、その出力された音声をマイクが入力し」の繰り返しになってしまいます。

「マイク」と「スピーカー」の設置場所だけは離すようにしましょう。

使う資料は分かる場所に

『WEB会議』のメリットの一つに、ファイル転送やデスクトップ画面共有などがあります。
相手方に見せる資料や画面などはすぐに出せるようにひとつのフォルダーに用意しておくと、スムーズに会議を進めることができます。

転送するファイルが複数ある場合はzip等の圧縮ファイルにまとめておくと、受け取る側も一度のダウンロードで済むので、できるだけまとめておきましょう。

また、デスクトップ画面共有は全画面を共有するほか、アプリケーションを選択して共有することができますので、事前に共有したいアプリケーション(ブラウザタブ、オフィス文書、その他)を開いておくと、すばやく共有することができ、相手へのストレスをあたえることもありません。

周囲の声や音に注意

『WEB会議』はパソコンとインターネット回線があれば良いので、オフィスや喫茶店、自宅など幅広い場所から会議に参加することが可能ですが、周りの会話や物音をマイクが拾ってしまう可能性が十分にあり得ます。どこからでも参加できるからといっても、騒がしい場所を選ぶのは避けましょう。

また、マイクの性能によっては小さな物音でさえも拾ってしまう場合があります。事前にマイクのテストを行い、どの程度なら快適に『WEB会議』を行うことができるかを確認しておくと良いでしょう。

WEB会議を行う環境

マイクに入力された音声が相手のスピーカーから出力されることで会話が成立している『WEB会議』ですが、マイクは人の声以外も拾うことがあります。その中でも、実際に音が出ている訳ではないのにマイクが拾ってしまう大きな雑音があります。それは『エアコン』などの風です。

部屋の温度を調節するエアコンですが、その風がマイクに当たってしまうと大きな雑音として相手に伝わってしまいます。
会議を行う際は、エアコンのパワーを一度確認しましょう。