WEB会議におけるルール | Web会議、テレビ会議『V-SESSION』

はじめてのWEB会議入門

『WEB会議』にも会議を円滑に進めるためのいくつか守るべき「ルール」が存在します。相手に対するマナーも同じですが、相手に失礼のないように会議を進めていくには覚えておくべきルールです。

『WEB会議』ならではのルールもあります。WEB会議を始める前にルールを覚えておきましょう。

『WEB会議』は1対1で利用するほか、多人数同士で利用するシーンも考えられます。

この際に注意するべきことが「誰に話しかけているのか」になります。相手が複数人いる会議で指名せず質問をしてしまうと、相手は誰に質問しているかが分かりません。

誰に話しているか分からなくなるとテンポ良く会議を進めることができなくなってしまうので、多人数会議の際は話し出す前に必ず話したい相手を「指名」してから話し始めるように心がけましょう。

「相づち」を打つことはあまり効果的ではありません。WEB会議では数ミリ秒の遅延が発生します。その為、自分側では良いタイミングで相づちを打ったつもりでも、遅れて相手に聞こえてしまう為、何かを話し始めようとしたときに相づちが聞こえてくることがあります。

そうなってしまうと、相手は話しづらくなってしまいます。基本的に何か返答を求められた時以外は相手の話を聞くようにしたほうが良いでしょう。

ですが、全ての会議に当てはまる訳でもありません。話し方や状況によって使い分けるようにしましょう。

会議だけでなく、セミナーや映画館などでもお馴染みの「携帯端末はマナーモードに」ですが、これは『WEB会議』でも同じです。

突然、手元に置いていたスマートフォンのアラートが鳴ってしまったら、話を遮ってしまうだけでなく相手に失礼です。必ず携帯端末はマナーモードに設定しておきましょう。

その他にも、『WEB会議』に使用するパソコンにインストールされているソフトの中でアラートや告知が出るようなものはできる限り表示させないようにしておきましょう。

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